Lavori da casa e fai fatica a restare motivato? Facciamo il punto insieme su tutti i trucchi da conoscere per essere produttivi e sentirsi a proprio agio in smart working!
Dalla pandemia, il lavoro a distanza è diventato sempre più diffuso. Che tu sia in modalità ibrida (in ufficio e in telelavoro qualche giorno a settimana), in smart working al 100% o che tu sia un libero professionista, questo articolo fa per te! Ti sveliamo tutto sull'impatto del telelavoro sulla produttività, su come possa migliorare il tuo benessere lavorativo, ma soprattutto quali sono le tecniche infallibili per essere più efficienti lavorando da casa.
Che cos'è la produttività sul lavoro?
Per cominciare, mettiamo le basi. Ecco la definizione di produttività secondo l'Insee:
«In economia, la produttività è definita come il rapporto, in volume, tra una produzione e le risorse impiegate per ottenerla.»
In sintesi, la produttività sul lavoro è la capacità di essere efficienti in un tempo prestabilito. Pertanto, ciò che conterà sarà soprattutto la tua capacità di raggiungere gli obiettivi sfruttando al meglio il tempo e le risorse a disposizione, piuttosto che macinare ore di lavoro senza flessibilità.
Telelavoro e produttività: effetto positivo o impatto negativo?
I benefici del lavoro da casa: salute mentale, produttività e flessibilità
È una questione interessante, spesso dibattuta: quale impatto ha il lavoro a distanza sulla produttività?
Secondo il terzo rapporto del Consiglio Nazionale di Produttività (CNP):
«La progression di un punto percentuale dei dipendenti in telelavoro migliorerebbe la produttività globale di circa lo 0,45%.»
Il rapporto, realizzato da quindici economisti, evidenzia che aumentare la quota di telelavoratori in Francia di circa il 25% potrebbe, nel giro di una ventina d'anni, migliorare la produttività dell'economia francese dal 5 al 9%. Il motivo? La produttività del lavoro a distanza si spiega con il fatto che i dipendenti passano meno tempo nei trasporti e sono meno soggetti all'ansia grazie a un miglior stile di vita. Più efficienti e felici, sarebbero più motivati a lavorare e a restare nella propria azienda.
Altro dato importante: il telelavoro offre una maggiore flessibilità, aspetto prezioso per destreggiarsi tra vita professionale e privata. È una delle ragioni per cui il lavoro a distanza può portare a un aumento della produttività.
Sì, come puoi immaginare, dipende anche da molti fattori. Alcune persone saranno iper performanti e appagate in smart working al 100%, altre preferiranno una soluzione ibrida con 2 giorni di telelavoro a settimana, mentre alcuni non amano lavorare da casa.
In breve, è come tutto, bisogna trovare il proprio equilibrio e stabilire un accordo win-win tra dipendenti e datori di lavoro. Poiché c'è un altro beneficio importante: il telelavoro permette di reclutare candidati senza essere vincolati dalla posizione geografica.
La falsa idea della riduzione della produttività in telelavoro
Ah, il famoso luogo comune secondo cui i telelavoratori sarebbero tutti dei fannulloni. Anche se abbiamo fatto tutti una riunione Zoom in pigiama (sì, anche tu, proprio tu lì in fondo), questo non significa che non facciamo nulla in home office!
La prossima volta che lo zio Gerardo farà questa battuta durante il pranzo di famiglia, potrai chiudergli la bocca. Perché se in alcuni casi si osserva un calo della produttività in telelavoro, è soprattutto quando si tratta di un telelavoro subito e non scelto. Infatti, secondo uno studio condotto dal MIT nel 2023, è fondamentale valutare quale ambiente di lavoro sia più propizio per i dipendenti in base ai loro rispettivi profili.
Allora sì, un'analisi condotta dall'università di Stanford sostiene che ci può essere un calo di produttività dal 10 al 20% nel lavoro a distanza, ma che per contrastarlo è importante vedere le cose da un'altra prospettiva. Creare condizioni di lavoro propizie alla produttività, ma anche al benessere e alla soddisfazione in azienda, è un incentivo non trascurabile.
Infine, un nuovo studio del forum mondiale dell'OCSE sulla produttività a seguito della pandemia di Covid ha fornito conclusioni sfumate. I benefici del telelavoro sono dimostrati, anche se se ne osserva una durata ideale. Gli studi mettono in evidenza che 2 giorni di telelavoro a settimana rappresentano il rapporto ideale per una crescita ottimale della produttività.
Teniamo comunque a mente che la produttività non è l'unico indicatore da prendere in considerazione. La soddisfazione lavorativa e la salute mentale dei dipendenti sono altrettanto importanti. D'altronde, quando si è motivati e realizzati nel proprio lavoro, è lì che la produttività raggiunge i massimi livelli.
Aumentare la produttività in telelavoro: i nostri consigli
Ora che sai tutto questo, passiamo alla parte che ti interessa davvero: come essere produttivi in telelavoro? Ti diamo i nostri 7 consigli per riuscirci!
👌 Definire i propri obiettivi in modo chiaro
È la base: fai il punto sui tuoi obiettivi, ordina i compiti per priorità, suddividi i processi in fasi chiave. Questo ti darà più visibilità sul lavoro da svolgere, ti permetterà di anticipare le risorse e il tempo necessari, di pianificare fasce orarie dedicate per guadagnare tempo ed essere più efficiente. E questo è l'essenza stessa della produttività.
Per definire i tuoi obiettivi, ti consigliamo il metodo SMART:
- 🔍 S per Specifico: devi definire il tuo obiettivo con precisione
- 📏 M per Misurabile: non lanciarti alla cieca e determina come valutare i tuoi progressi e il raggiungimento dell'obiettivo
- ✅ A per Attuabile: e anche accettabile! Il tuo obiettivo deve rimanere realizzabile
- 🙌 R per Realistico: va da sé
- ⏱️ T per Tempificato: non dimenticare di fissarti una scadenza coerente tenendo conto di tutti i parametri
📆 Adottare un'organizzazione impeccabile
Intendiamo un'organizzazione che ti rispecchi e faccia al caso tuo. Alcune persone sono più efficienti al mattino, altre riescono a chiudere le missioni in poche ore la sera. Conoscendo le fasce orarie in cui sei più concentrato e produttivo, puoi già bloccare degli slot dedicati al lavoro, in base al livello di concentrazione richiesto.
I nostri consigli di organizzazione in telelavoro:
- 📝 Prendi del tempo per fare chiarezza: stila un elenco delle cose da fare con priorità. Puoi farlo al mattino o a fine giornata, come preferisci.
- ⌚️ Dedica uno slot a un compito specifico ed evita il multitasking: meno dispersione, più visibilità sulle tue azioni.
- ✂️ Suddividi i compiti complessi in tappe: fanno subito meno paura e permettono di avanzare.
- 📦 Al contrario, raggruppa compiti simili: è quello che viene chiamato batching e ti cambia la vita!
- ⏸️ Stabilisci delle pause: sono indispensabili per riprendere fiato, ricaricare le batterie e tornare alla scrivania più produttivi. D'altronde, è provato: fare un riposino fa bene al corpo e alla mente. Te lo lasciamo qui come spunto!
💡 Da sapere: puoi anche potenziare il tutto grazie alla nostra selezione di strumenti di produttività digitali, che ti invitiamo a leggere per giocarti tutte le carte al meglio!
⏰ Darsi orari chiari (e rispettarli)
In home office, puoi essere facilmente tentato di allungare la tua giornata lavorativa una volta terminata. Certo, sei già a casa, quindi perché non portarti avanti con i compiti in corso, magari facendo qualche ora di lavoro extra?
Pessima idea! Facendo così, potresti avere l'impressione di essere più produttivo, ma non è necessariamente così. Se ti esaurisci superando gli orari di lavoro stabiliti, non porterà nulla né alla qualità del tuo lavoro né alla tua salute mentale. Al contrario, puoi concederti di essere più flessibile se guadagni in produttività e finisci la tua to-do list professionale prima del previsto.
Quindi certo, sforare dagli orari di tanto in tanto quando necessario, perché no. Ma aumentare il carico di lavoro e trascurare i limiti fissati ha un impatto sul tuo benessere e quindi sulla tua produttività.
Tieni a mente che la cosa più importante non è il numero di ore passate, ma se hai raggiunto o meno i tuoi obiettivi, senza però esaurirti. Un esercizio di equilibrio che sembra complicato, ma ci arriverai col tempo!
👨💻 Evitare le distrazioni e ottimizzare la concentrazione
Inevitabilmente, quando si pensa al lavoro a casa, si pensa anche al rischio di distrazioni! Se la tua casa è il tuo luogo di lavoro, a volte potresti far fatica a rimanere concentrato.
Il nostro consiglio supremo è di stabilire fasce di "deep work" senza alcuna distrazione nella tua pianificazione professionale. Non c'è bisogno di isolarsi dal mondo per 8 ore di fila, una sessione da 45 a 90 minuti è sufficiente per essere efficienti su un compito specifico. Puoi anche optare per cuffie a cancellazione di rumore, attivare la modalità "non disturbare" sul telefono o provare la meditazione per stimolare la concentrazione.
🛋️ Allestire uno spazio di lavoro confortevole
Sarai sicuramente consapevole del fatto che uno dei fattori chiave per rimanere efficienti al lavoro è organizzare uno spazio di lavoro ergonomico, per evitare fastidi e disturbi muscoloscheletrici. Una buona postura da seduti alla scrivania ti permetterà di lavorare nelle migliori condizioni possibili, quindi non trascurare questo dettaglio!
Pensa anche a dotarti di occhiali anti-luce blu performanti ed eleganti, soprattutto se lavori davanti a uno schermo.
Oltre a questo, ti ricordiamo che avere un sonno ristoratore e una buona igiene di vita quotidiana ti consentirà di essere performante per tutta la giornata.
💬 Mantieni i contatti con i colleghi
Ebbene sì, il lavoro da casa a volte può darti l'impressione di essere isolato. Ma niente panico, esistono soluzioni: chiamate, messaggistica interna, eventi di team building, formazione interna, non sarai mai solo!
Non c'è bisogno di essere in un open space o di fare riunioni tutti i giorni per favorire lo scambio, la condivisione delle conoscenze, la motivazione e l'emulazione di squadra. La crisi ha anche modificato i metodi di gestione e comunicazione per adattarsi alle esigenze di ognuno.
🙏 La cosa più importante: non mettersi (troppa) pressione
Perché ti diciamo questo? Perché sappiamo che, in telelavoro, si ha sempre una certa tendenza ad auto-giudicarsi e a pensare di non fare mai abbastanza. È colpa della cultura del presenzialismo e degli straordinari a tutti i costi, che però non sono necessariamente sinonimo di massima produttività.
Sappiamo ormai che la salute mentale ha un'importanza capitale, che sia a casa, in ufficio o lavorando da casa. Se sei consapevole dei tuoi punti di forza e di debolezza, se ottimizzi i tuoi metodi di lavoro e trovi il tuo equilibrio in questa modalità (qualche ora a settimana o al 100%), diventerai più produttivo.
In conclusione: essere più produttivi in telelavoro
- L'ambiente di lavoro è uno dei fattori che possono influenzare la tua produttività, nel bene o nel male. È quindi naturale chiedersi come ottimizzare la produttività dei dipendenti grazie al telelavoro.
- Alcuni ritengono che la produttività nel telelavoro non sia costante: questo accade anche in ufficio, poiché funzioniamo a picchi e fasce orarie e abbiamo bisogno di ottimizzare le nostre giornate di conseguenza.
- Al contrario, molti studi concordano sul fatto che la produttività e il benessere nel telelavoro siano migliorati in modo globale. Ovviamente, tutto dipende dal tuo settore di attività, dalle tue abitudini e dalle tue preferenze.
- Per una produttività elevata in home office, ti consigliamo di definire obiettivi chiari e raggiungibili, di adottare un'organizzazione basata su sessioni di deep work (più brevi, ma più intense) e di prevedere uno spazio dedicato. Non dimenticare nemmeno di prenderti cura della tua salute fisica e mentale, è fondamentale!
