Aumentare la produttività sul lavoro: i migliori strumenti digitali da (ri)scoprire

Cos'è uno strumento di produttività? È un software pensato per rendere fluidi i processi di un'azienda, una soluzione tecnologica per migliorare la comunicazione, la collaborazione, lo scambio di informazioni.

E ne esistono di tutti i tipi, utili per chiunque, dal manager al dipendente in smart working che non vuole farsi distrarre.

Per aiutarti a orientarti nella pletora di offerte di strumenti di produttività, abbiamo preparato la nostra piccola selezione. Strumenti di pianificazione, organizzazione del tempo, gestione di progetti, comunicazione: ecco i migliori strumenti di produttività del 2025.

Strumenti di produttività: il meglio a colpo d'occhio

Ecco la tabella riassuntiva dei nostri strumenti preferiti. Ti spiegheremo tutto punto per punto nel resto dell'articolo (con altri strumenti in omaggio!)

Strumenti di pianificazione e organizzazione per un risparmio di tempo immediato

Innanzitutto, dovrai OR-GA-NIZ-ZAR-TI. Basta con le giornate frammentate in cui sei ovunque e da nessuna parte allo stesso tempo: l'idea è quella di strutturare il tuo tempo di lavoro in blocchi dedicati a un compito (o a più compiti simili) per avere una visione chiara e rispettare le scadenze.

Ti consiglieremo quindi innanzitutto un planner: la maggior parte dei software di produttività ne offre uno, ma potresti voler avere un planner separato.

💡 Da sapere: come dicevamo nei nostri consigli per essere più produttivi, prima di cercare di organizzare le tue giornate e buttarti sul primo planner disponibile, la base è elencare i compiti e dare loro una priorità. Ricordati sempre di dedicare del tempo alla fine o all'inizio della giornata per fare il punto sulla tua to-do list e organizzare il tuo tempo di conseguenza.

🗓️ Google Calendar per pianificare le tue giornate (e condividere la tua pianificazione)

L'insostituibile, basico ma efficace. Sia per il lavoro che per il privato, è molto facile da usare e può essere condiviso facilmente con altri utenti. Basta avere un account Google e puoi utilizzarlo su diversi dispositivi.

Per il link all'agenda, clicca qui.

💡 Da sapere: se sei un fan del marchio della mela, esiste qualcosa di molto simile con Apple Calendar, utilizzabile solo su iPhone o Mac (non compatibile con Windows o Android, quindi inevitabilmente meno facile da condividere)

🗓️ Cron Calendar per un planner ancora più intuitivo

Se cerchi un'alternativa a Google Calendar, ti proponiamo di testare Cron Calendar. Si tratta di uno strumento gratuito compatibile con numerosi browser e sistemi operativi, disponibile online o scaricando l'applicazione.

La differenza con Google Calendar può sembrare sottile a prima vista, ma sono le piccole funzionalità davvero ben pensate che possono far pendere l'ago della bilancia:

• L'interfaccia è molto intuitiva: per aggiungere un evento o un blocco di tempo, basta un clic (o anche una scorciatoia da tastiera!) per aprire un pannello laterale che non ostacolerà la tua visibilità.
• Cron offre anche promemoria e conti alla rovescia prima dell'evento successivo (riunione, attività o blocco di tempo) facilmente visibili sia che la finestra sia aperta o chiusa
• Puoi annotare un sacco di dettagli per ogni voce nel tuo calendario, laddove su quello di Google può risultare un po' più tedioso.
• Sincronizzazione con Notion (non conosci Notion? Ottimo, te ne parliamo qui sotto) ma anche con Google Calendar se desideri migrare il tuo planner, o ancora con Zoom e Google Meet per integrare un link per la riunione video.

(NB: l'app per telefono con widget è disponibile solo su iOS per il momento, speriamo arrivi presto su Android!)

E ovviamente, il link a Cron.

📅 Calendly per bloccare facilmente degli slot

Questo non è propriamente un planner, ma permette di fissare appuntamenti in modo semplice ed efficace: per riunioni video o in presenza, appuntamenti di lavoro, consulenze, per esempio.

Puoi definire le tue disponibilità in anticipo, sincronizzarlo con Google Calendar e la versione gratuita è più che sufficiente se non hai troppe prenotazioni di slot diversi da gestire durante la giornata.

Ecco il link a Calendly.

🍅 App Pomodoro per ottimizzare il tuo tempo e fare delle pause

Conosci il metodo Pomodoro per organizzare il tuo tempo di lavoro?

Questa tecnica, resa popolare da Francesco Cirillo negli anni '80, ti permette di organizzare le tue sessioni di lavoro ed essere produttivo in un breve lasso di tempo (25 minuti), di fare una pausa tra ogni compito e di programmare 20-30 minuti di recupero dopo 4 compiti.

L'obiettivo: ottimizzare il tuo tempo, evitare distrazioni e stress per essere più produttivo e sereno al lavoro.

Ecco una lista di suggerimenti per applicare il metodo Pomodoro:

• Focus Tide (precedentemente AnotherPomodoro): accessibile da un browser, presenta il vantaggio di essere open source, facile da usare e totalmente gratuito. Se cerchi uno strumento semplice ed efficace, ti consigliamo di testarlo.
• Focus Keeper: si tratta di un'applicazione da scaricare su iOS o Android, basata sullo stesso principio, per programmare facilmente sessioni di 25 minuti intervallate da pause dal tuo telefono.
• Pomodor: molto semplice, accessibile direttamente online, può essere utilizzato per applicare facilmente il metodo Pomodoro senza perdere tempo.

💡 Da sapere: le applicazioni per ridurre il tempo davanti allo schermo e rimanere concentrati sono numerose. Ci piace particolarmente Forest che, anche se a pagamento, è particolarmente ludica (inoltre, permette davvero di ripiantare alberi!)

⏱️ Toggl Track per il monitoraggio del tempo di lavoro

Ecco uno strumento per misurare il tempo trascorso su un compito una volta terminate le tue sessioni.

Si potrebbe pensare che sia concepito per controllarti e metterti stress, ma no, serve piuttosto a renderti conto di come gestisci il tuo tempo e di come potresti ottimizzarlo meglio.

Facile da usare, può essere sincronizzato con Notion, Slack, Zapier e molti altri. E indovina cosa? Integra un timer pomodoro!

Strumenti di gestione dei progetti per centralizzare tutto

Da soli o in team, portare a termine un progetto può essere un rompicapo in termini di organizzazione e gestione del tempo: ci si può facilmente perdere tra tutti i compiti e sotto-compiti da compiere, ciò che può essere delegato, ciò che è prioritario, l'ordine in cui fare le cose, chi fa cosa...

Insomma, ti SERVE uno strumento di gestione dei progetti per vederci chiaro e guadagnare efficienza. Questo probabilmente lo sai già; la domanda è piuttosto: quale scegliere tra la moltitudine di software e app proposti?

Secondo noi, un software di gestione dei progetti deve essere completo. Ecco perché ti proporremo qui solo quelli che offrono il maggior numero di funzionalità ma che restano fluidi e semplici da usare.

Monday

Lui è il nostro preferito tra gli strumenti di gestione dei progetti, quello che usiamo quotidianamente da Horus X.

Iper semplice e completo, questo sistema operativo con archiviazione su Cloud permette di creare tabelle chiare e organizzate per il lavoro di squadra, dove ognuno può annotare l'avanzamento dei progetti e dei compiti correlati.

Vi troviamo un'interfaccia piuttosto facile da imparare, un pannello di notifiche e una casella di posta per seguire gli aggiornamenti, oltre alla possibilità di creare rapidamente automazioni per rendere lo spazio di lavoro ancora più intuitivo.

È anche disponibile un'applicazione dedicata, compatibile con tutte le piattaforme.

Si tratta di uno strumento a pagamento, ma hai 14 giorni di prova gratuita per testarlo e sapere se risponde davvero alle tue esigenze. Puoi anche iniziare con la versione gratuita se lavori da solo o in coppia.

Monday, clicca qui.

Asana

Un altro nome noto nel mondo degli strumenti per la gestione dei progetti, Asana è il principale concorrente di Monday per l'organizzazione del lavoro in team, che sia per imprenditori, piccole o medie imprese o addirittura per aziende più grandi.

Punta tutto sul lavoro di squadra, la comunicazione, la gestione e il monitoraggio collaborativo dei compiti.

La versione gratuita dà accesso a uno spazio di lavoro per un massimo di 15 organizzatori: un'occasione per testare lo strumento con il tuo team e vedere se è adatto a tutti prima di optare (o meno) per un piano mensile a pagamento.

Clicca qui per il sito web di Asana.

Trello

Se cerchi uno strumento semplice per organizzare i tuoi compiti e progetti, Trello può essere una buona soluzione.

Offre un'interfaccia molto semplice pur rimanendo efficace. La versione gratuita permette di creare fino a 10 tabelle diverse in modo fluido e rapido.

All'interno di queste tabelle, potrai rapidamente suddividere i tuoi compiti in schede personalizzabili per avere una panoramica del lavoro da svolgere, cosa dare priorità, le diverse fasi e l'avanzamento del progetto.

Molto carino per un uso individuale, può anche permettere di condividere le tue tabelle per il lavoro di squadra.

Ecco il sito ufficiale di Trello per maggiori informazioni.

Notion

Qui siamo di fronte a uno strumento molto versatile, che può servire per tutto, o quasi. È presentato come una possibile alternativa ai software e alle applicazioni di gestione dei progetti. Notion è un'interfaccia online (e anche un'applicazione mobile) minimalista e ultra personalizzabile, un po' come un secondo cervello che ti permette di creare liste, duplicare template, centralizzare e organizzare informazioni, gestire compiti.

Una volta imparato a usarlo, si realizza il potenziale di Notion, la cui versione gratuita resta molto completa, con parecchie integrazioni possibili: Zapier, Canva, Dropbox, Google Drive, Pinterest, Qonto, Slack, Typeform, Zendesk...

Anche qui, puoi facilmente creare pagine e database per condividerne l'accesso.

Ecco il link al sito web di Notion per saperne di più.

Ottimizzare la comunicazione e le e-mail per migliorare la produttività sul lavoro

Chi non è mai stato sommerso da e-mail e conversazioni Whatsapp varie ed eventuali quando tutto poteva essere riunito nello stesso posto?

L'estensione di un software di gestione dei progetti è ovviamente quella che ti permette di comunicare efficacemente con il resto del tuo team o i tuoi clienti, senza passare ore a recuperare anche solo una briciola di informazione.

Ciò passa attraverso la gestione delle e-mail ma anche la comunicazione interna in tempo reale.

Slack

Ancora uno dei nostri preferiti per comunicare facilmente ed efficacemente in team.

Molto facile da usare, Slack è concepito per permettere di creare fili di discussione e canali dedicati ai tuoi progetti, condividere documenti nel contesto del lavoro collaborativo.

Iper intuitivo e chiaro, è l'ideale per tenersi informati e informare il proprio team in diretta sull'avanzamento dei progetti, porre domande in privato e scambiare opinioni in modo collaborativo.

La versione gratuita offre 10 flussi di lavoro diversi con 5 GB di archiviazione e un archivio delle conversazioni limitato. Anche qui, sta a te vedere se ti basta o meno.

Il sito di Slack, clicca qui.

Discord

Se hai l'anima di un gamer, conosci certamente già Discord.

Al pari di Slack, è un'applicazione collaborativa con creazione di canali con condivisione di file e messaggi istantanei, utilizzata anche per la comunicazione interna in azienda.

Può sembrare un pochino meno intuitivo di Slack, ma punta ad essere più stravagante e creativo.

Punto bonus, è più interessante a livello di tariffe e propone una versione gratuita piuttosto completa.

Ecco ovviamente il link a Discord.

Google Meet

Se vuoi organizzare videochiamate in modo facile e gratuito, ti consigliamo di provare Google Meet.

Anche qui la durata delle videochiamate è limitata (60 minuti, ma a chi piacciono le riunioni di oltre un'ora, comunque?), e puoi organizzarle direttamente da Google Calendar e condividere il link di collegamento.

Potrai condividere lo schermo, chattare tramite messaggistica istantanea, condividere file; insomma, lo strumento gratuito di Google è piuttosto ben progettato per un uso di base.

Ecco il link per Google Meet.

Per un uso professionale, hai anche Microsoft Teams, che si integra molto bene con la suite Google Workspace.

Zoom

Nell'era dello smart working, le riunioni e le call di team si svolgono ora spesso da remoto: più pratiche, più flessibili, le videoconferenze permettono di evitare le riunioni in sede, a volte complicate da coordinare.

Spesso paragonato a Google Meet, Zoom possiede le stesse opzioni con qualche piccolo plus: a seconda della versione scelta, si possono organizzare riunioni fino a 300 partecipanti, avere accesso alle registrazioni in locale, pianificare riunioni e persino visualizzare sottotitoli tradotti.

Ovviamente, queste funzionalità hanno un prezzo: la versione gratuita limita infatti le riunioni video a una durata di 40 minuti, senza possibilità di creare un link per il replay.

Ecco, Zoom, è qui.

Consigli extra per aumentare la produttività

Certo, questa lista non è esaustiva e, a costo di ripeterci, tutto inizia prendendo buone abitudini organizzative e con un sano stile di vita.

Perché sì, quando si lavora davanti a uno schermo, il comfort è fondamentale per aumentare la produttività ma anche per restare in buona salute (fisica E mentale, la salute). Ti offriamo quindi come bonus alcuni promemoria essenziali sulla salute sul lavoro:

• ⏸️ Fai una pausa: le pause sono essenziali per liberare la mente e tornare più concentrati in ufficio. Non è un'abitudine da pigri, è un game changer per la tua produttività (non esitare a fare uno screenshot per mostrarlo al tuo superiore, prego).
• 👀 I tuoi occhi meritano il meglio: se lavori al computer, i tuoi preziosi occhi subiscono in pieno i danni della luce blu artificiale, causa (tra le altre) della famosa affaticamento visivo. Per prevenire questi pericoli, opta per degli occhiali che offrono un'eccellente filtrazione della luce blu degli schermi, per un maggiore comfort.
• Non trascurare l'importanza dell'ergonomia sul lavoro: ti spieghiamo TUTTO quello che c'è da sapere nella nostra guida completa sull'ergonomia della postazione di lavoro, per lavorare finalmente in buone condizioni, adottare i gesti e le posture giuste ed evitare disturbi muscoloscheletrici.

In conclusione: i migliori strumenti di produttività per risparmiare tempo ed essere più efficaci

• Per essere più efficaci sul lavoro, devi adottare le giuste abitudini ma anche scegliere gli strumenti giusti: quelli adatti al tuo uso e la cui gestione risulti per te più intuitiva.

• I vari strumenti di produttività riguardano gli ambiti della gestione del tempo, la gestione delle attività, la gestione dei progetti e la comunicazione. Se dovessimo riassumere gli indispensabili: un buon planner, un'applicazione per limitare il tempo davanti allo schermo ed evitare distrazioni, una bacheca completa e leggibile per la gestione dei progetti e un software di comunicazione efficace.

• Ma non finisce qui! Avere buoni strumenti è positivo, sfruttarli al meglio è meglio. Ti consigliamo quindi di prenderti il tempo per conoscere bene ogni strumento, ogni app, ogni interfaccia che vuoi testare per sapere se fa davvero al caso tuo e come utilizzarla al massimo del suo potenziale.